Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 wurde in Deutschland auch eine umfassende
E-Rechnungspflicht eingeführt. Diese betrifft vornehmlich Kunden im B2B-Bereich. So müssen Unternehmen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Ein Versand
(an Unternehmen) wird stufenweise bis 2028 verpflichtend.
Eine PDF-Datei gilt hierbei explizit nicht mehr als E-Rechnung bzw. als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung muss nach der europäischen Norm EN 16931 gestaltet sein und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Dies gilt z. B. für die schon vorhandenen Formate X-Rechnung oder ZUGFeRD. Problematisch ist hierbei allerdings, dass der Gesetzesbegriff technologieoffen formuliert ist und kein Standard definiert wurde. Somit können auch neue Rechnungsformate gültig sein, sofern sie die europäische Norm einhalten.
Ferner gelten auch die bestehenden Aufbewahrungspflichten für Eingangsrechnungen. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss demnach in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden.
Für Sie ergeben sich damit zwei Handlungsstränge:
1. Pflicht der Entgegennahme von E-Rechnungen sicherstellen: Dies ist vornehmlich eine Aufgabe Ihrer Fibu-Software. Insbesondere sind die E-Rechnungen zu archivieren (im Vollausbaugrad gibt es nur eine XML-Datei, die unveränderlich archiviert werden muss). Hier sollten Sie frühzeitig Ihre Prozesse aufstellen und insbesondere die Archivierung (evtl. in einem DMS) sicherstellen. Ab dem 01.01.2025 könnten erste E-Rechnungen eintreffen.
2. Erstellung von E-Rechnungen sicherstellen: IKAROS unterstützt seit der Version 2022.1 grundsätzlich die technische Erstellung einer E-Rechnung (ZUGFeRD) in der Sammelabrechnung (Finanzmodul „Abrechnung“). Da die Inhalte einer Rechnung hoch flexibel sind und insbesondere das Format auch viele Freiheiten lässt, wurde dieses mit der Version 2022.1 technisch zur Verfügung gestellt und für die Standard-Layouts beispielhaft ausgeliefert. Wenn Sie eigene Rechnungslayouts nutzen, müssen diese im Zweifel angepasst werden. Hier gilt allerdings mindestens eine Übergangszeit bis Ende 2026, bei kleinem Umsatz bis 2028.
Grundsätzlich ist geplant, IKAROS für diesen Themenbereich zu erweitern. Die dazugehörige Funktionalität wird wahrscheinlich mit einer Version zum Ende des Jahres 2025 bereitgestellt.
- Möglichkeit des Exports von E-Rechnungen für die Einzelabrechnung und Vorschusszahlungen
- Unterstützung und Implementationshilfen für die Umsetzung von E-Rechnungen in eigenen Rechnungslayouts
Ferner ist (je nach Anforderung Ihrerseits) folgende Erweiterung denkbar:
- Unterstützung des Imports von E-Rechnungen in die Buchungserfassung zur schnelleren Erfassung von Kosten. Fraglich ist allerdings, welche konkreten Formate unterstützt werden.
Nicht in IKAROS umgesetzt werden wird die Archivierung bzw. Aufbewahrung von Eingangsrechnungen und der Versand einer E-Rechnung.